Qu'est-ce que le mandat d'immatriculation ?
Le Cerfa 13757*03 est une procuration officielle. Par ce document, le titulaire d'un véhicule autorise un professionnel habilité par le ministère de l'Intérieur à effectuer en son nom les formalités d'immatriculation auprès de l'administration.
L'article R. 322-1 du Code de la route pose le principe : un certificat d'immatriculation n'est délivré qu'à la demande du propriétaire du véhicule, qui peut agir lui-même ou par l'intermédiaire d'un professionnel qu'il mandate. La procédure est encadrée par l'arrêté du 9 février 2009.
Depuis la fermeture des guichets de préfecture en 2017, tout passe en ligne. Le mandat est devenu la pièce qui autorise le professionnel à télétransmettre le dossier dans le Système d'Immatriculation des Véhicules (SIV).
Le formulaire en trois parties
- Les informations du mandant : le titulaire de la carte grise, son état civil ou sa raison sociale, son domicile ;
- Les informations du mandataire : le professionnel habilité qui agira pour son compte ;
- Les informations du véhicule : marque, numéro VIN, numéro d'immatriculation, ainsi que la nature de la démarche et l'engagement d'assurance.
Le mandat d'immatriculation est-il obligatoire ?
Ça dépend de qui fait la démarche.
Si le titulaire effectue lui-même sa demande auprès de France Titres, anciennement l'ANTS, le Cerfa 13757 n'est pas nécessaire. Il agit pour son propre compte.
Dès qu'il vous confie la démarche, le mandat devient indispensable. Sans lui, vous ne pouvez pas intervenir légalement dans le SIV pour son compte. La télétransmission est réservée aux professionnels habilités, et l'habilitation ne vous dispense pas du mandat : elle vous donne l'accès, le mandat vous donne l'autorisation.
Une signature manquante fait rejeter tout le dossier
La signature n'est pas un détail administratif
La signature du mandat est une étape essentielle. Sans elle, le document est considéré comme incomplet et peut entraîner le rejet du dossier.
Pas le rejet du mandat. Le rejet du dossier. Tout repart.
Vous connaissez la suite. Le dossier revient, la carte grise attend, le client rappelle, et vous recommencez la chasse à la signature. Pour un trait manquant en bas d'un formulaire.
C'est le motif de rejet le plus évitable de tous. Et c'est aussi celui qui se répète, parce que le circuit papier le fabrique : vous imprimez, le client emporte, il oublie de dater, il signe au mauvais endroit, il vous renvoie une photo floue trois jours plus tard.
Un mandat signé électroniquement ne peut pas partir sans signature. Les champs sont posés à l'avance, le client ne peut pas valider tant qu'il ne les a pas remplis.
Qui doit signer le mandat d'immatriculation ?
Ils sont deux. C'est la particularité de ce document, et c'est ce qu'on oublie le plus souvent.
Le titulaire de la carte grise
Suivie de sa signature. C'est lui qui donne le pouvoir d'agir.
Vous, le professionnel
Suivie de votre signature. Vous acceptez le mandat.
Le mandat ne se contente pas d'être signé par le client : vous devez l'accepter par écrit. Les deux parties signent pour que le document soit valide.
C'est exactement le modèle de Certidocs. Le client signe en violet, vous contre-signez en orange, et la mention « lu et approuvé » est un champ que vous posez comme les autres.
Les cas particuliers
- Cotitularité : plusieurs copropriétaires figurent sur le certificat d'immatriculation. La pratique la plus sûre consiste à faire signer tous les titulaires. Une signature de trop n'a jamais fait rejeter un dossier ; une signature manquante, si.
- Mineur ou majeur protégé : le titulaire ne peut pas effectuer lui-même la démarche. C'est le représentant légal qui est mentionné à la ligne « Je soussigné(e) » et qui signe le mandat. Toutes les autres pièces du dossier restent au nom du titulaire.
- Personne morale : le mandat est signé par le représentant de la société, avec sa raison sociale.
Date, lieu, mentions : ce qui fait rejeter un mandat
Le formulaire est simple à remplir. C'est précisément pour ça qu'on le bâcle.
- Le nom et prénom complets du titulaire à la ligne « Je soussigné(e) », exactement comme en case C.1 de la carte grise ;
- Le numéro d'immatriculation, tel qu'il figure en case A ;
- Le numéro VIN, en case E de la carte grise ou sur le bloc-moteur ;
- La formalité concernée : changement de titulaire, duplicata, changement d'adresse ;
- La case d'engagement d'assurance, ajoutée depuis l'arrêté du 14 août 2017 : à cocher avant de signer ;
- La date et le lieu où le document a été rempli par le titulaire ;
- Les deux signatures, avec leurs mentions.
Chez Certidocs, ces champs sont posés sur le document et remplis par le client au moment où il signe. Pas préremplis par vous à l'avance. C'est ce qui fait la différence entre une preuve et une case cochée.
Un mandat, une démarche
Le mandat n'est valable que pour les démarches indiquées sur le formulaire. Une nouvelle procédure nécessite un nouveau mandat. Un changement de titulaire puis un changement d'adresse, ce sont deux mandats. C'est aussi pour ça qu'un négociant en signe autant.
Un mandat signé électroniquement est-il un « original » ?
C'est la question qu'on vous posera, alors autant y répondre.
Le mandat doit être remis en original au professionnel mandaté. Une photocopie n'est pas recevable. D'où le réflexe : « donc il faut du papier ».
Non. Un document signé électroniquement n'est pas une copie, c'est l'original lui-même. L'exigence d'original vise à écarter les reproductions, pas le support électronique.
C'est le sens de l'article 1366 du Code civil : l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur papier, dès lors que l'auteur peut être identifié et que l'intégrité du document est garantie. Ce sont exactement les deux conditions que remplit Certidocs : l'identité par code à usage unique saisi par le signataire, l'intégrité par l'empreinte SHA-256 et le scellement.
5 ans de conservation, et ce n'est pas une option
Le professionnel habilité est tenu de conserver le mandat pendant au moins 5 ans, conformément à la réglementation. La même durée s'applique aux autres pièces du dossier, comme l'ancienne carte grise.
Cinq ans de mandats papier, c'est un classeur qui grossit, une pièce qui se perd, et un contrôle qui se passe mal le jour où on ne retrouve pas le bon dossier.
La durée de conservation Certidocs correspond exactement à votre obligation
Vos mandats signés restent 5 ans dans votre espace, consultables et téléchargeables à tout moment, avec leur certificat de preuve. Ce n'est pas un chiffre commercial, c'est calé sur votre réglementation.
Au terme des 5 ans, ils quittent nos serveurs, comme l'exige le RGPD. La copie reçue par email reste chez vous sans limite de durée.
Comment faire signer un mandat d'immatriculation en ligne ?
Vous pré-remplissez et déposez le Cerfa
Remplissez le Cerfa 13757*03 sur ordinateur, mandant, mandataire, véhicule, nature de la démarche. Déposez le PDF. Votre tampon, votre raison sociale et votre SIRET sont déjà chargés depuis votre profil.
Vous placez les champs obligatoires
Signature du mandant, mention lu et approuvé, date, lieu. Puis votre contre-signature de mandataire et votre cachet. Rien ne peut être oublié : les champs sont posés, le client ne valide pas tant qu'ils ne sont pas remplis.
Le titulaire reçoit un lien
Un mail part à votre nom. Il ouvre le mandat sur son téléphone, où qu'il soit. Pas d'imprimante, pas de scanner, pas de compte à créer, pas de retour au comptoir.
Il reçoit son code, renseigne, et signe
Un code à 6 chiffres arrive sur son email. Il le saisit lui-même, renseigne la date et le lieu, appose la mention et signe. C'est lui qui tape le code, pas vous.
Vous récupérez le mandat signé et sa preuve
L'empreinte SHA-256 est calculée, le document est scellé sur nos serveurs en France. Le mandat signé et son certificat de preuve arrivent par email chez vous et chez votre client. Vous joignez le mandat au dossier et vous télétransmettez.
Mandat d'immatriculation et signature électronique : vos questions
Qu'est-ce que le mandat d'immatriculation Cerfa 13757 ?
C'est une procuration officielle par laquelle le titulaire d'un véhicule autorise un professionnel habilité par le ministère de l'Intérieur à effectuer en son nom les formalités d'immatriculation. Il est utilisé dans le cadre du Système d'Immatriculation des Véhicules (SIV).
L'article R. 322-1 du Code de la route prévoit qu'un certificat d'immatriculation n'est délivré qu'à la demande du propriétaire, qui peut agir lui-même ou par l'intermédiaire d'un professionnel qu'il mandate. La procédure est encadrée par l'arrêté du 9 février 2009.
Le mandat d'immatriculation est-il obligatoire ?
Cela dépend de qui réalise la démarche. Lorsque le titulaire effectue lui-même sa demande auprès de France Titres, anciennement l'ANTS, le Cerfa 13757 n'est pas nécessaire.
Dès qu'il confie la démarche à un professionnel habilité, le mandat est indispensable : sans lui, le professionnel ne peut pas intervenir légalement dans le SIV pour son compte.
Peut-on signer un mandat d'immatriculation électroniquement ?
Oui. La signature électronique du mandat est déjà pratiquée par les plateformes d'immatriculation. Aucun texte n'impose de niveau de signature particulier pour ce document : la signature électronique simple au sens du règlement eIDAS convient.
L'article 1366 du Code civil établit que l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur papier, dès lors que l'auteur peut être identifié et que l'intégrité du document est garantie.
Un mandat signé électroniquement est-il un original ?
Le mandat doit être remis en original au professionnel mandaté : une photocopie n'est pas recevable. Un document signé électroniquement n'est pas une copie, c'est l'original lui-même.
L'exigence d'original vise à écarter les reproductions, pas le support électronique. C'est d'ailleurs le sens de l'article 1366 du Code civil, qui reconnaît à l'écrit électronique la même force probante qu'à l'écrit papier.
Qui doit signer le mandat d'immatriculation ?
Le mandat est signé par les deux parties. Le titulaire de la carte grise, le mandant, appose la mention « lu et approuvé, bon pour mandat » suivie de sa signature. Le professionnel habilité, le mandataire, appose la mention « lu et approuvé, bon pour acceptation de mandat » suivie de sa signature.
En cas de cotitularité, la pratique la plus sûre consiste à faire signer tous les titulaires figurant sur le certificat d'immatriculation. Pour un mineur ou un majeur protégé, c'est le représentant légal qui signe le mandat.
La date et le lieu sont-ils obligatoires sur le mandat d'immatriculation ?
Oui. Il est obligatoire d'indiquer la date et le lieu où le document a été rempli par le titulaire, en plus de la signature.
C'est l'une des causes fréquentes de rejet d'un dossier d'immatriculation, et l'une des plus bêtes : on date, on signe, on saute le lieu.
Que se passe-t-il si la signature manque sur le mandat ?
La signature du mandat est une étape essentielle. Sans elle, le document est considéré comme incomplet et peut entraîner le rejet du dossier.
Le dossier repart, la carte grise attend, et le client rappelle. C'est le motif de rejet le plus évitable.
Un mandat vaut-il pour plusieurs démarches ?
Non. Le mandat n'est valable que pour les démarches indiquées sur le formulaire. Une nouvelle procédure nécessite un nouveau mandat.
Un changement de titulaire puis un changement d'adresse, par exemple, exigent deux mandats distincts.
Combien de temps faut-il conserver un mandat d'immatriculation ?
Le professionnel habilité est tenu de conserver le mandat pendant au moins 5 ans, conformément à la réglementation. La même durée s'applique aux autres pièces du dossier, comme l'ancienne carte grise.
Chez Certidocs, la durée de conservation des documents signés est précisément de 5 ans.
Un garage non habilité peut-il utiliser un mandat d'immatriculation ?
Seul un professionnel habilité par le ministère de l'Intérieur peut télétransmettre un dossier dans le SIV.
Un professionnel non habilité peut toutefois mandater un professionnel habilité pour effectuer la démarche à sa place, en respectant une double chaîne de mandats.
Votre prochain mandat, signé avant que le client ait quitté le parking
Il signe depuis son téléphone. Vous contre-signez. Vous télétransmettez.
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